Schadensmeldung Tatortreinigung: Anleitung und Musterbrief für die Versicherung

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Nach einem Leichenfund oder Gewaltverbrechen in einer Wohnung steht neben dem menschlichen Verlust eine dringende Frage: Wer zahlt die Reinigung – und wie melde ich den Schaden richtig? Die korrekte Schadensmeldung an die Versicherung entscheidet darüber, ob die Kosten vollständig übernommen werden oder ob Sie auf Tausenden Euro sitzen bleiben. Auf dieser Seite finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, einen fertigen Musterbrief zum Anpassen und die häufigsten Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Wann muss die Schadensmeldung erfolgen?

Die Antwort ist eindeutig: so schnell wie möglich. Nach § 30 VVG (Versicherungsvertragsgesetz) muss der Versicherungsnehmer den Versicherungsfall unverzüglich anzeigen, sobald er davon Kenntnis erlangt. Der Begriff „unverzüglich" ist in § 121 BGB definiert als „ohne schuldhaftes Zögern".

In der Praxis bedeutet das:

• Innerhalb einer Woche sollte die Meldung spätestens erfolgen
• Zwei Wochen gelten in der Rechtsprechung als absolute Obergrenze
• Bei besonderen Umständen – Schock, laufende Polizeiermittlungen, psychische Belastung – kann auch eine etwas spätere Meldung noch als rechtzeitig gelten

Unser Rat: Melden Sie den Schaden innerhalb von drei Tagen nach Kenntnisnahme. Am besten sofort telefonisch und anschließend schriftlich per E-Mail oder Einschreiben.

Was passiert bei verspäteter Meldung?

Die Folgen sind in § 28 VVG geregelt und können gravierend sein:

• Bei vorsätzlicher Verspätung: Die Versicherung wird vollständig leistungsfrei – Sie zahlen alles selbst
• Bei grob fahrlässiger Verspätung: Die Leistung wird anteilig gekürzt, je nach Schwere des Verschuldens
• Ausnahme: Wenn die Verspätung nachweislich keinen Einfluss auf den Schaden oder dessen Feststellung hatte, muss die Versicherung trotzdem zahlen (Kausalitätsgegenbeweis)

Welche Versicherung ist zuständig?

Ein häufiger Fehler ist die Meldung an die falsche Versicherung. So gehen Sie richtig vor:

1. Gebäudeversicherung des Eigentümers

Die Wohngebäudeversicherung des Vermieters oder Eigentümers übernimmt Schäden an der Bausubstanz: kontaminierter Estrich, durchnässte Wände, zerstörte fest verbaute Bodenbeläge, Sanierung des Mauerwerks. Sie ist der wichtigste Ansprechpartner für strukturelle Gebäudeschäden. Bei Mietwohnungen informieren Sie den Vermieter, der die Meldung bei seiner Versicherung vornimmt.

2. Hausratversicherung des Verstorbenen

Die Hausratversicherung deckt die beweglichen Gegenstände: Teppiche, Matratzen, Polstermöbel, Gardinen, persönliche Gegenstände. Sie übernimmt außerdem häufig die Kosten für Reinigung, Desinfektion und Ozonbehandlung der Wohnung. Die Versicherung des Verstorbenen besteht nach § 10 VVG in der Regel noch zwei Monate nach dem Tod fort – ausreichend Zeit, um den Schaden zu melden.

3. Haftpflichtversicherung des Verursachers

Kommt eine dritte Person als Verursacher in Betracht (z. B. bei Gewaltverbrechen), greift deren Privathaftpflichtversicherung für Schäden an fremdem Eigentum.

Praxistipp: Bei einem Leichenfund in einer Mietwohnung melden Sie den Schaden parallel bei der Gebäudeversicherung des Eigentümers und der Hausratversicherung des Verstorbenen. Kennen Sie die Versicherung des Verstorbenen nicht, prüfen Sie Kontoauszüge auf regelmäßige Lastschriften an Versicherer. Einen ausführlichen Überblick finden Sie in unserem Artikel Wer zahlt die Tatortreinigung?

Was gehört in die Schadensmeldung?

Eine vollständige Schadensmeldung beschleunigt die Regulierung erheblich. Folgende Angaben sollten enthalten sein:

• Versicherungsnummer (Policennummer der betreffenden Versicherung)
• Name des Versicherungsnehmers (bei Hausrat: der Verstorbene; bei Gebäudeversicherung: der Eigentümer)
• Datum und Ort des Schadensfalls (genaue Adresse, betroffene Räume, Etage, Quadratmeter)
• Art des Schadensfalls: Leichenfund, Gewaltverbrechen, Suizid oder Unfall – sachlich und knapp
• Beschreibung der konkreten Schäden: Welche Oberflächen sind kontaminiert? Welche Materialien sind betroffen? Wie weit hat sich der Geruch ausgebreitet? Liegt Insektenbefall vor?
• Fotodokumentation als Anlage (Übersichts- und Detailfotos vom Zustand VOR der Reinigung)
• Polizeiliches Aktenzeichen (falls Ermittlungen stattfanden)
• Kostenvoranschlag einer Fachfirma für Tatortreinigung
• Bankverbindung (IBAN) für die Erstattung
• Nachweis der Berechtigung: Sterbeurkunde, Testament oder Erbschein (bei Meldung durch Erben)

Je detaillierter Ihre Erstmeldung, desto schneller die Regulierung. Pauschale Angaben wie „Wohnung ist kontaminiert" führen zu Rückfragen und Verzögerungen.

Musterbrief: Schadensmeldung an die Gebäudeversicherung

Den folgenden Musterbrief können Sie als Vorlage verwenden und an Ihren Fall anpassen. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre tatsächlichen Daten.

Benötigen Sie Hilfe beim Kostenvoranschlag, der dem Brief beigelegt werden muss? Wir erstellen ihn kostenlos. Rufen Sie uns an: 0800 6003005

Dokumentation VOR der Reinigung: Die wichtigste Grundregel

Bevor irgendetwas gereinigt, entsorgt oder verändert wird, müssen Sie den Zustand dokumentieren. Ohne diese Dokumentation kann die Versicherung die Kostenübernahme verweigern.

1. Polizeiliche Freigabe abwarten

Betreten Sie den Tatort oder Fundort nicht, bevor die Polizei die Wohnung ausdrücklich freigegeben hat. Bei Gewaltverbrechen kann die Spurensicherung mehrere Tage dauern. Lassen Sie sich die Freigabe schriftlich bestätigen.

2. Fotos und Videos anfertigen

Nach der Polizeifreigabe und vor jeder Veränderung:

• Übersichtsfotos jedes betroffenen Raums aus mehreren Blickwinkeln
• Detailfotos aller Kontaminationsstellen (Verfärbungen, Flüssigkeitsränder)
• Fotos mit Zollstock oder Maßband zur Größeneinschätzung
• Fotos von Insektenbefall, falls vorhanden
• Ergänzend ein Video-Schwenk durch die betroffenen Räume
• Datumsanzeige der Kamera aktivieren oder sicherstellen, dass Metadaten gespeichert werden

3. Kostenvoranschlag einholen

Lassen Sie vor der Beauftragung einen detaillierten Kostenvoranschlag von einer Fachfirma erstellen. Einzelpositionen (Reinigung, Desinfektion, Ozonbehandlung, Entsorgung, Schädlingsbekämpfung) sollten separat aufgeführt sein. Reichen Sie den Kostenvoranschlag bei der Versicherung ein und warten Sie idealerweise auf die Freigabe, bevor Sie die Reinigung beauftragen. Einen Überblick über typische Kosten finden Sie unter Tatortreinigung Kosten.

4. Nichts wegwerfen

Entsorgen Sie kontaminierte Gegenstände erst nach Dokumentation und Rücksprache mit der Versicherung. Der Versicherer hat das Recht, den Schaden vor Ort zu besichtigen oder einen Gutachter zu schicken.

5. Quittungen sammeln

Bewahren Sie alle Belege auf, die im Zusammenhang mit dem Schadensfall entstehen: Rechnungen der Reinigungsfirma, Schlüsseldienst, Hotelkosten während der Unbewohnbarkeit, Fahrtkosten. Dokumentieren Sie auch die Kommunikation mit der Versicherung (E-Mails aufheben, Telefonate mit Datum, Uhrzeit und Gesprächspartner notieren).

Die 6 häufigsten Fehler bei der Schadensmeldung

Wer diese Fehler vermeidet, erhöht die Chance auf eine schnelle und vollständige Kostenübernahme erheblich:

Fehler 1: Zu spät melden

Die häufigste Ursache für Probleme bei der Regulierung. Melden Sie den Schaden innerhalb einer Woche – besser noch am selben Tag telefonisch. Jeder Tag Verzögerung gibt der Versicherung ein Argument für Leistungskürzungen.

Fehler 2: Ohne Rücksprache reinigen lassen

Viele Versicherungen verlangen vor der Beauftragung eine Kostenzusage. Wer ohne Freigabe reinigen lässt, riskiert die Erstattung. Ausnahme: Bei akuter Gesundheitsgefahr (z. B. Seuchengefahr) darf sofort gehandelt werden – dokumentieren Sie aber den Zustand vorher.

Fehler 3: Keine Fotos

Ohne Bilder vom Zustand vor der Reinigung kann die Versicherung den Schaden nicht nachvollziehen. Fotos sind der wichtigste Beweis. Eine nachträgliche Regulierung ohne Fotodokumentation ist erheblich schwieriger.

Fehler 4: Falsche Versicherung kontaktiert

Angehörige melden häufig bei ihrer eigenen Hausratversicherung – die ist aber nicht zuständig. Richtig ist die Hausratversicherung des Verstorbenen. Für Gebäudeschäden ist die Versicherung des Eigentümers zuständig, nicht die des Mieters.

Fehler 5: Zu wenig Details

Pauschale Angaben wie „Die Wohnung muss gereinigt werden" reichen nicht. Benennen Sie betroffene Räume, Quadratmeter, kontaminierte Materialien und die geschätzte Liegezeit. Je konkreter die Erstmeldung, desto weniger Rückfragen.

Fehler 6: Gegenstände voreilig entsorgen

Wer kontaminierte Möbel, Teppiche oder Matratzen vor der Begutachtung durch die Versicherung entsorgt, gefährdet den Anspruch. Fotografieren Sie alles und klären Sie mit der Versicherung, ob eine sofortige Entsorgung akzeptiert wird.

Nach der Meldung: So läuft die Regulierung

Gutachter ja oder nein?

Bei kleineren Schäden (unter ca. 3.000–5.000 €) verzichtet die Versicherung häufig auf einen Gutachter und reguliert direkt auf Basis des Kostenvoranschlags und der Fotos. Bei größeren Schäden oder unklarer Sachlage schickt sie einen Sachverständigen. Ermöglichen Sie den Gutachtertermin innerhalb weniger Werktage – Verzögerungen gehen zu Ihren Lasten.

Teilregulierung

Nicht immer übernimmt die Versicherung sofort alle Kosten. Bei einer Teilregulierung erkennt sie beispielsweise die Reinigungskosten an, lehnt aber die Entsorgung einzelner Möbel oder die Ozonbehandlung ab. Fordern Sie in diesem Fall die Ablehnungsgründe schriftlich an.

Widerspruch einlegen

Sind Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden, legen Sie innerhalb von zwei Wochen schriftlich Widerspruch ein. Begründen Sie, warum die abgelehnten Maßnahmen notwendig waren, und legen Sie ergänzende Unterlagen bei (z. B. fachliche Stellungnahme der Reinigungsfirma).

Versicherungsombudsmann

Bleibt der Widerspruch erfolglos, wenden Sie sich an den Versicherungsombudsmann (versicherungsombudsmann.de). Das Verfahren ist für Sie kostenlos. Bei Streitwerten bis 10.000 € ist die Entscheidung für die Versicherung bindend. Die Erfolgsquote liegt bei rund 50 Prozent. Weitere Details zur Versicherungsabwicklung finden Sie in unserem Artikel Versicherung und Tatortreinigung.

Häufige Fragen zur Schadensmeldung

Welche Frist habe ich für die Schadensmeldung?

Die Meldung muss „unverzüglich" erfolgen (§ 30 VVG), also ohne schuldhaftes Zögern. Die Rechtsprechung sieht maximal ein bis zwei Wochen als Obergrenze. Melden Sie am besten innerhalb von drei Tagen – zuerst telefonisch, dann schriftlich.

Welche Versicherung kontaktiere ich zuerst?

Die Gebäudeversicherung des Eigentümers für Bausubstanzschäden und die Hausratversicherung des Verstorbenen für bewegliche Gegenstände und Reinigungskosten. Am besten melden Sie bei beiden Versicherungen parallel.

Was passiert, wenn ich zu spät melde?

Bei vorsätzlicher Verspätung wird die Versicherung vollständig leistungsfrei. Bei grob fahrlässiger Verspätung kann sie die Leistung anteilig kürzen. Allerdings muss die Verspätung ursächlich für den Schaden oder dessen Feststellung gewesen sein – sonst bleibt der Anspruch bestehen.

Brauche ich Fotos für die Versicherung?

Ja, unbedingt. Fotos vom Zustand vor der Reinigung sind der wichtigste Beweis für Art und Umfang des Schadens. Ohne Fotodokumentation wird die Regulierung erheblich schwieriger und langwieriger.

Darf ich die Wohnung vor der Schadensmeldung reinigen lassen?

Grundsätzlich nein. Melden Sie den Schaden zuerst und warten Sie auf die Freigabe der Versicherung. Dokumentieren Sie den Zustand in jedem Fall vorher mit Fotos. Bei akuter Gesundheitsgefahr (z. B. Seuchengefahr, behördliche Anordnung) dürfen Sie sofort handeln – die Kosten sind dann auch nachträglich erstattungsfähig.

Zahlt die Versicherung auch bei Suizid?

Ja. Die Hausratversicherung des Verstorbenen greift unabhängig von der Todesursache – auch bei Suizid. Eine Leistungsverweigerung wegen der Todesart ist bei der Hausrat- und Gebäudeversicherung (anders als bei der Lebensversicherung) nicht zulässig.

Kann ich die Tatortreinigung steuerlich absetzen?

Ja, in bestimmten Fällen. Kosten, die nicht von der Versicherung übernommen werden, können als außergewöhnliche Belastung nach § 33 EStG geltend gemacht werden. Mehr dazu erfahren Sie unter Tatortreinigung steuerlich absetzbar.